Cán bộ Bảo hiểm xã hội huyện Lương Sơn sắp xếp tài liệu trước khi sáp nhập.
Để ngăn chặn tình trạng thất lạc, tiêu huỷ trái phép, bỏ quên hồ sơ, tài liệu trong quá trình sáp nhập, UBND huyện hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ. Đồng chí Bùi Quốc Hoàn, Phó Chủ tịch UBND huyện Lương Sơn cho biết: Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp, hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động chỉ đạo các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, thống kê, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đối với tài liệu điện tử và cơ sở dữ liệu điện tử, hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về các công việc đã giải quyết xong trên hệ thống, được đóng gói tin AIP_hoso (đối với hồ sơ) hoặc AIP_tailieu (đối với tài liệu chưa lập hồ sơ) kết xuất từ hệ thống và lưu vào thiết bị lưu trữ nộp về lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan theo quy định. Hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về các công việc chưa giải quyết xong trên hệ thống được cố định trên hệ thống, hoặc được kết xuất và lưu vào ổ cứng máy tính của cá nhân (trường hợp cá nhân đó tiếp tục được giao giải quyết công việc sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy), hoặc được kết xuất và lưu vào thiết bị lưu trữ của cơ quan, đơn vị để bàn giao cho cá nhân khác có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc.
Cơ quan, tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy có trách nhiệm chuẩn bị kho tàng, trang thiết bị và các điều kiện cần thiết để tiếp nhận, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Chỉ đạo, đôn đốc việc tiếp nhận, quản lý tài liệu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; bàn giao tài liệu giấy, tài liệu điện tử và tài liệu trên vật mang tin khác; lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu đầy đủ.
Trường hợp chưa bố trí được kho để bảo quản tài liệu, các cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục bàn giao, tiếp nhận tài liệu và niêm phong phòng kho hiện đang bảo quản tài liệu cho đến khi cơ quan, tổ chức mới bố trí được kho lưu trữ mới. Xây dựng phương án, kế hoạch hướng dẫn, kiểm tra, tiếp nhận, quản lý hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và thực hiện các nghiệp vụ đối với khối tài liệu tiếp nhận.
Khi sáp nhập (hợp nhất) cơ quan, tổ chức vào một cơ quan, tổ chức khác để thành cơ quan, tổ chức mới mà cơ quan, tổ chức cũ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu đã đến hạn giao nộp được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu nhưng chưa đến hạn giao nộp được chuyển về cơ quan mới. Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu và những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết được chuyển về cơ quan mới.
Khi cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động hay chia tách một hoặc một số bộ phận của cơ quan, tổ chức để sáp nhập vào cơ quan, tổ chức khác, hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu những việc đã giải quyết xong, chưa giải quyết xong của bộ phận được chia tách đưa về cơ quan mới để tiếp tục theo dõi giải quyết.
Về công tác văn thư lưu trữ. Các đơn vị rà soát, kết thúc sổ đăng ký văn bản đi, đến, in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, Sổ đăng ký văn bản đến, đóng sổ để quản lý; kiểm tra, rà soát toàn bộ tập lưu văn bản đi trước khi giao nộp con dấu về cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu (nếu có).
Đối với tài liệu điện tử tiếp tục thực hiện công tác văn thư trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh đến khi có Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh sau hợp nhất. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư, chữ ký số chuyên dùng công vụ hết giá trị sử dụng. Đơn vị có trách nhiệm phối hợp cơ quan đăng ký mẫu con dấu để bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng; phối hợp Ban Cơ yếu Chính phủ để thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư, chữ ký số chuyên dùng công vụ hết giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
UBND các xã, thị trấn tổ chức triển khai, thực hiện nghiêm túc các quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các tổ chức, bộ phận; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu đến khi tài liệu được bàn giao cho đơn vị hành chính mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
Việt Lâm
.jpg){kind=avatar}