Cán bộ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thường xuyên kiểm tra, rà soát tình trạng vật lí của tài liệu lưu trữ để kịp thời phát hiện và có biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý đối với hồ sơ, tài liệu có nguy cơ hư hỏng.

Theo lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung phản ánh mọi hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh qua các thời kỳ lịch sử. Đây là một trong những nguồn sử liệu quan trọng cần được bảo quản, giữ gìn và phát huy có hiệu quả nhằm phục vụ sự nghiệp phát triển KT-XH của tỉnh trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Trung tâm luôn làm tốt công tác tuyên truyền, giáo dục, quán triệt trong viên chức thực hiện nghiêm các văn bản của T.Ư, của tỉnh về công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ để nâng cao ý thức, trách nhiệm của viên chức trong thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch sử nói chung và viên chức làm công tác bảo quản tài liệu nói riêng.

Nhận thức cao trách nhiệm được giao, trong những năm qua, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện đúng hướng dẫn chế độ bảo quản và nội dung vệ sinh kho lưu trữ của Sở Nội vụ ban hành. Công tác bảo quản tài liệu, đảm bảo an toàn Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đã được Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh nghiêm túc quán triệt, triển khai thực hiện. Viên chức, người lao động thuộc Trung tâm trực tiếp làm việc tại Kho Lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao trong việc thực hiện nội quy, quy định đảm bảo an toàn phòng, chống cháy nổ. Hệ thống trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, quạt thông gió, hút mùi, hút ẩm định kỳ được kiểm tra đảm bảo hoạt động tốt. Tài liệu lưu trữ trong kho được bảo quản trong cặp, hộp, sắp xếp khoa học trên giá để tài liệu. Thường xuyên kiểm tra, rà soát tình trạng vật lí của tài liệu lưu trữ để kịp thời phát hiện và có biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý đối với hồ sơ, tài liệu có nguy cơ hư hỏng như: ẩm mốc, mối mọt, côn trùng cắn… nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Tài liệu nền giấy luôn được bảo quản trên dưới 20 độ C, độ ẩm 50%, hạn chế ánh sáng trực tiếp vào tài liệu. Vệ sinh theo định kỳ... Công tác vệ sinh Kho Lưu trữ lịch sử cũng được thực hiện thường xuyên, đảm bảo vệ sinh sạch sẽ toàn bộ hệ thống các kho tài liệu.

Trong công tác thu thập tài liệu, Trung tâm thường xuyên tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định thu hồ sơ tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Ban hành quyết định về quy định khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tham mưu trình Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch thu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu. Rà soát tài liệu tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh, sưu tầm tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và nhân dân trên địa bàn tỉnh Hòa Bình. Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và tổ chức triển khai xử lý nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, trong thời gian tới, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp tục xây dựng kế hoạch và thực hiện sắp xếp tài liệu trong kho đảm bảo khoa học, thiết lập mục lục bảo quản và quản lý tài liệu được chặt chẽ, làm cơ sở số hóa tạo nền tảng phục vụ chính phủ số. Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên và định kỳ tài liệu trong kho, duy trì nhiệt độ, độ ẩm và khử trùng, chống mối đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu. Thường xuyên tổ chức kiểm tra, theo dõi hoạt động bảo quản tài liệu để góp phần bảo vệ, nâng cao tuổi thọ và sử dụng tốt nguồn tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh. Đồng thời, thống kê tình trạng vật lý của tài liệu có nguy cơ hư hỏng, thực hiện công tác tu bổ, phục chế tài liệu có nguy cơ tự hủy. Tiếp tục tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ, thực hiện tốt nội quy, quy chế quản lý ra vào kho. Thường xuyên hút bụi, vệ sinh tài liệu. Rà soát trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ để đề xuất sửa chữa hoặc thay mới và áp dụng các biện pháp phòng, chống ẩm, chống nấm mốc tài liệu trong kho.

Lâm Đức