(HBĐT) - Các tài liệu trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị theo quy định phải phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý, đưa vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử tỉnh thì vẫn bị tích đống, bó gói. Hiện tượng này đang diễn ra tại nhiều cơ quan trong tỉnh. Mặc dù UBND tỉnh đã ban hành Chỉ thị về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống nhưng tình hình vẫn chưa được cải thiện nhiều. Vậy đâu là nguyên nhân và giải pháp cho vấn đề này?


Cán bộ Chi cục Văn thư, lưu trữ (Sở Nội vụ) chỉnh lý tài liệu trước khi vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

Tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều

Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011. Sau 5 năm thực hiện, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại tỉnh có chuyển biến tích cực. Số lượng tài liệu lưu trữ được chỉnh lý đưa vào lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức là 2.855,9 m giá. Lượng tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ khai thác, sử dụng ngày càng nhiều. Đến cuối năm 2017, tổng số tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh là 20 phông với 26.877 hồ sơ, tương đương 390,1 m giá.

Tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh, công tác chỉnh lý tài liệu thực hiện nền nếp. Tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp nguồn lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều. Tính đến tháng 12/2014, số lượng tài liệu tồn đọng, bó gói tại các cơ quan là 4.482 m giá. Trước tình trạng trên, UBND tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 14/CT-UBND ngày 14/7/2015 về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức. Trong đó, nhấn mạnh vai trò của người đứng đầu trong việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện và gắn với đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ. Nhiều cơ quan đã ý thức được trách nhiệm đối với hồ sơ tài liệu lưu trữ và quan tâm chỉ đạo, đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan, chọn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Tiêu biểu như Cục Thuế tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh… Tuy nhiên, so với yêu cầu của Chỉ thị số 14, nhiều cơ quan chưa đạt chỉ tiêu, số lượng tài liệu tồn đọng, bó gói chưa chỉnh lý còn khá lớn. Lượng tài liệu tồn đọng bó gói chưa được chỉnh lý từ năm 2015 về trước còn trên 2.000 m giá. Trong khi lượng tài liệu chưa được chỉnh lý từ sau năm 2015 tiếp tục phát sinh. Một số cơ quan như Sở KH&ĐT, LĐ-TB&XH, GTVT… còn tồn đọng nhiều tài liệu tại phòng làm việc chưa được thu thập vào lưu trữ, chỉnh lý.

Đối với khối Đảng, đoàn thể, từ tháng 1/2015 - 12/2017 đã thu được 864 cặp tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan lãnh đạo Đảng tỉnh và Phông lưu trữ cơ quan Văn phòng Tỉnh ủy; chỉnh lý và nộp vào lưu trữ cơ quan Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy 250 cặp tài liệu. Đối với lưu trữ cơ quan các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức CT-XH đã thu thập được 1.704 cặp tài liệu và chỉnh lý hoàn chỉnh nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 1.242 cặp tài liệu. Tuy nhiên, các hồ sơ hội nghị, hồ sơ công việc, hồ sơ chuyên đề, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan còn ít, chưa đầy đủ. Một số cán bộ chưa có trách nhiệm trong việc lập hồ sơ công việc được giao. Còn tài liệu tồn đọng, chưa được chỉnh lý.

Nguyên nhân

Tại hội nghị sơ kết 5 năm thực hiện Luật Lưu trữ và 3 năm thực hiện Chỉ thị số 14 của UBND tỉnh, Phó Giám đốc Sở Nội vụ Phạm Thị Tuyết đã nêu 5 nguyên nhân chính của tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống. Đó là, các cơ quan, tổ chức, địa phương chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng, ý nghĩa, vai trò của công tác lưu trữ, do đó sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo chưa sâu sát, thiếu quyết liệt. Lực lượng cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn thiếu và yếu về chuyên môn, nghiệp vụ, phần đa là kiêm nhiệm, ít dành thời gian cho công tác lưu trữ, thậm chí bỏ bễ. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ hằng năm vào lưu trữ cơ quan chưa được duy trì nền nếp, nghiêm túc; tình trạng tài liệu còn tồn đọng bó gói lưu tại bàn làm việc và các tủ cá nhân chưa nộp lưu vào lưu trữ đúng quy định. Việc xử lý đối với các cơ quan, đơn vị, cán bộ vi phạm các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ chưa nghiêm, chưa có chế tài cụ thể áp dụng xử lý nên ý thức tuân thủ quy định chưa cao. Chế độ chính sách đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ còn thấp, chưa tạo được sự yên tâm công tác, yêu nghề.

Đối với khối Đảng, đoàn thể, ngoài một số nguyên nhân thuộc về nhận thức của lãnh đạo cơ quan, trách nhiệm của thủ trưởng thì một bộ phận cán bộ chưa làm hết trách nhiệm, vẫn coi nhiệm vụ lập hồ sơ là của bộ phận lưu trữ nên không lập hồ sơ công việc được giao. Việc ưu tiên dự toán kinh phí chi cho công tác lưu trữ, đặc biệt là việc chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm thực hiện.

Giải pháp xử lý tài liệu tồn đọng

Trên thực tế, nếu cơ quan nào thực sự quan tâm thực hiện công tác lưu trữ, tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống sẽ có giải pháp tháo gỡ, được giải quyết. Đơn cử như Sở Xây dựng, đồng chí Trần Vinh Quang, Phó Giám đốc Sở tự đánh giá, trước đây, công tác xử lý tài liệu tồn đọng của Sở yếu. Những năm gần đây, đặc biệt từ sau khi có Chỉ thị số 14 của UBND tỉnh, Sở đã quan tâm chỉ đạo và tổ chức xử lý dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống. Cách làm của Sở là trước hết phải nghiên cứu quy trình phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu. Sở đã mời Chi cục Văn thư - Lưu trữ của Sở Nội vụ hướng dẫn nghiệp vụ, cách thức rà soát, sắp xếp 1 bộ tài liệu mẫu. Hàng năm, tổ chức 1 - 2 đợt sắp xếp, phân loại tài liệu mang tính tổng thể. Bố trí kinh phí từ nguồn chi thường xuyên và thu phí để thực hiện việc xử lý tài liệu, trong 2 năm (2016 - 2017) đã chi gần 260 triệu đồng cho công tác này. Với sự chỉ đạo thường xuyên, cụ thể của lãnh đạo, sự cố gắng của cán bộ, công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện kịp thời, đầy đủ, đúng quy định. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở được đảm bảo an toàn nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu, tránh tình trạng thất lạc, mất. Đến hết năm 2017, tổng số tài liệu thu về là 130 m dài, đã chỉnh lý hoàn chỉnh 1.048 hồ sơ (tương đương 37 m giá) và nộp 30 hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Kho lưu trữ của Sở được bố trí 4 phòng, diện tích 116 m2, tổng số tài liệu đang được bảo quản 167 m dài.

Đối với Cục Thuế tỉnh - đơn vị được đánh giá thực hiện tốt, kinh nghiệm rút ra là vai trò chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc sát sao của người đứng đầu, từng cá nhân thấy được trách nhiệm của mình và sự phối hợp của các phòng trong xử lý công việc.

Để thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, ngày 13/7/2018, UBND tỉnh ban hành Công văn số 1060/UBND-NC yêu cầu các sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố tiếp tục tổ chức thực hiện nghiêm túc Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn. Trong đó, tập trung vào một số nhiệm vụ trọng tâm như: Thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ. Bố trí cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, trong đó yêu cầu phải đảm bảo chuyên môn theo vị trí việc làm. Đối với đơn vị có số lượng tài liệu lưu trữ trong kho lớn (từ 200 m giá trở lên), cần nghiên cứu, sắp xếp theo hướng bố trí công chức, viên chức chuyên trách. Tiếp tục thực hiện tốt Kế hoạch số 155/KH-UBND, ngày 30/9/2017 của UBND tỉnh về thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg, ngày 9/7/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Đưa nội dung thực hiện lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hằng năm của cán bộ và cơ quan. Đối với các cơ quan còn tồn đọng tài liệu, chưa được chỉnh lý đưa vào kho lưu trữ theo yêu cầu Chỉ thị số 14 cần rút kinh nghiệm; thủ trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo, tuyệt đối không để phát sinh tài liệu tồn đọng, bó gói. Sở Nội vụ tăng cường kiểm tra, hằng năm thu tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định.

Tại hội nghị quán triệt các văn bản của Đảng về công tác văn thư, lưu trữ mới đây, đồng chí Trần Đăng Ninh, Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh đề nghị các cơ quan khối Đảng, tổ chức CT-XH, Đảng ủy trực thuộc quán triệt sâu sắc, đầy đủ và tổ chức thực hiện nghiêm túc các văn kiện mới về công tác văn thư, lưu trữ. Cần xác định đây là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên, liên tục. Người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu phải quan tâm sâu sát hơn nữa. Mỗi cán bộ cần quan tâm thực hiện đầy đủ chức trách, nhiệm vụ của mình trong việc lập hồ sơ công việc. Thực hiện các văn kiện mới về văn thư, lưu trữ phải gắn với thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng về bảo vệ bí mật của Đảng, Nhà nước, ứng dụng công nghệ thông tin…

Cẩm Lệ


Nhóm ý kiến: 

Đề nghị tổ chức trao đổi nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, phản ánh quá trình chỉ đạo, điều hành của các cấp ủy Đảng và thể hiện hoạt động của các cơ quan. Làm tốt công tác này góp phần đẩy mạnh hoạt động của các cơ quan, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước. Huyện đã chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ của 26 nhiệm kỳ Đại hội Đảng bộ huyện từ năm 1950 - 2015. Giai đoạn 2015 - 2017, lưu trữ cơ quan Huyện ủy đã thu được 13 cặp với 119 hồ sơ tài liệu nộp lưu của các cơ quan.

Qua thực tiễn, huyện rút ra một số kinh nghiệm để thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ: Quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm túc các văn bản. Lãnh đạo cơ quan tăng cường chỉ đạo, chấn chỉnh các sai sót, tồn tại. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Mở lớp đào tạo, bồi dưỡng và kiểm tra định kỳ hằng năm. Huyện cũng đề nghị tổ chức một số cuộc hội thảo chuyên đề, trao đổi kinh nghiệm về nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, nhất là tại các xã, thị trấn.

Đinh Văn Hùng

Phó Bí thư Thường trực Huyện ủy Kỳ Sơn


Cán bộ văn thư phải có chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao

Hiện nay, trụ sở làm việc của UBND TP Hòa Bình chật hẹp nên việc bố trí cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu. Nhận thức của một số cán bộ về công tác này chưa cao. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ, giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, cần nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, gắn với công tác thi đua khen thưởng. Tổ chức thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc. Tăng cường kiểm tra và hướng dẫn việc thực hiện. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác và tra cứu tài liệu. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng, phải chọn được người có chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao.

Thời gian tới, khi UBND thành phố Hòa Bình có trụ sở mới, bố trí được kho lưu trữ đủ tiêu chuẩn, công tác lưu trữ sẽ thuận lợi hơn.

Nguyễn Văn Thắng

Phó Chủ tịch UBND TP Hòa Bình


Các tin khác


Nỗ lực chuẩn bị cho năm học mới

(HBĐT) -Theo khung thời gian năm học đã được UBND tỉnh ban hành, từ ngày 13/8, giáo dục phổ thông trong tỉnh đã tựu trường; giáo dục mầm non và giáo dục thường xuyên tựu trường từ ngày 20/8. Trước đó, các nhà trường đã hoàn thành việc tuyển sinh đầu cấp. Dù phải đối mặt với rất nhiều khó khăn nhưng ngành GD &ĐT đã nỗ lực hoàn thành công tác chuẩn bị để sẵn sàng cho năm học mới 2018 - 2019.

Sáp nhập trường học – phát sinh nhiều vấn đề cần quan tâm giải quyết

(HBĐT) - Tính đến tháng 7/2018, toàn tỉnh có 136 trường tiểu học, 118 trường THCS (không tính khối các trường PT DTNT THCS), 100 trường TH&THCS (trường có 2 cấp tiểu học và THCS) và 2 trường PTCS (trường có 3 cấp mầm non, tiểu học và THCS). Như vậy, thực hiện Quyết định số 1431/QĐ-UBND ngày 1/6/2016 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án sắp xếp tổ chức các trường DTNT và các trường mầm non, tiểu học, THCS trên địa bàn tỉnh Hòa Bình, trong 2 năm học vừa qua, ngành GD&ĐT đã tiến hành sáp nhập được 82 trường (đạt 61,2% so với kế hoạch đề án). Bên cạnh hiệu quả thiết thực thì việc sáp nhập trường học đã và đang phát sinh nhiều vấn đề cần được quan tâm, giải quyết.

Dịch vụ công trực tuyến - cần có những tổ chức, công dân “điện tử”

(HBĐT) - Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan Nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng. Dịch vụ có 4 mức độ, khi sử dụng dịch vụ này, thay vì phải đến tận nơi nộp hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC), người dân, doanh nghiệp có thể nộp qua mạng internet, đồng thời có thể kiểm tra, giám sát về tình trạng giải quyết hồ sơ của cơ quan Nhà nước.

Sức bật từ những dự án ODA

(HBĐT) - Trong bối cảnh cả nước chung tay kiềm chế lạm phát, các địa phương đều bị cắt giảm tối đa dự án đầu tư công thì nguồn vốn ODA (nguồn vốn vay nước ngoài) đến với tỉnh ta như một sự "cứu cánh”. Từ nguồn vốn này, các công trình: điện, đường, trường học, bệnh viện… được khởi công xây dựng, tạo nền tảng cho phát triển KT-XH, nâng cao chất lượng cuộc sống nhân dân từ nông thôn đến thành thị.

Quyết tâm tạo đột phá trong 5 năm đầu thực hiện tái cơ cấu ngành nông nghiệp

(HBĐT) - Quá trình thực hiện tái cơ cấu ngành nông nghiệp (TCCNNN) của tỉnh ta đã được khởi động từ cuối năm 2013 thông qua việc UBND tỉnh phê duyệt Kế hoạch hành động Đề án TCCNNN theo hướng nâng cao giá trị gia tăng và phát triển bền vững tỉnh Hòa Bình đến năm 2020. Sau hơn 5 năm, bằng cách xác định đúng hướng đi và quyết tâm tạo đột phá trong từng lĩnh vực sản xuất, tỉnh đã tiến được những bước quan trọng để chinh phục các mục tiêu đầu tiên trên lộ trình TCCNNN.

Tập trung giải quyết một số vấn đề đặt ra trong công tác chăm sóc người có công với cách mạng

(HBĐT) - "Trong những năm qua, công tác thương binh, liệt sỹ, người có công (NCC) và phong trào "Đền ơn, đáp nghĩa” trên địa bàn tỉnh đã được các cấp, ngành, đơn vị, doanh nghiệp và nhân dân quan tâm thực hiện và đạt được những kết quả khả quan, mang đậm ý nghĩa nhân văn sâu sắc. Tuy nhiên hiện nay, công tác chăm sóc NCC còn gặp một số khó khăn, vướng mắc, đòi hòi tiếp tục nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của cả cộng đồng”- đồng chí Nguyễn Thanh Thủy, Phó Giám đốc Sở LĐ-TB&XH khẳng định.